Med måttband och tidtagarur inför Obamas besök

Published 2 September 2013 in:

Photo: Catarina Axelsson/MFA

Caroline Vicini är chef för UD:s protokoll. Hon har just nu bråda dagar, men bidrar här med ett gästinlägg om sitt arbete med den amerikanske presidenten Obamas besök.

Jag lägger på luren efter att ha tillbringat 20 minuter i telefon med min amerikanske kollega. Vi diskuterade (ingående!) en passage av den amerikanske presidentens program i Sverige, som kommer att ta en minut.

Det är söndag lunch, och nu har den verkliga nedräkningen till president Obamas besök börjat. I UD:s stora hus på Gustav Adolfs torg är det lugnt och stilla, det är faktiskt bara jag som är här. Även när det gäller planeringen så känns det som om vi har koll på läget. Men det är just som det bedrägliga lugnet lägger sig, som det gäller att vara på alerten. Protokollets arbete består av tusentals detaljer och det räcker att något litet går fel för att det skall förta den goda stämningen.

I går myllrade det däremot av folk på kontoret. Hela det svenska protokoll-teamet hade möte med Säpo, ordnings- och trafikpolisen. Vi gick igenom färdvägar, avspärrningar, säkerhet och ”om det oväntade händer”. Vi räknade fram och baklänges på tiderna i programmet. Det kommer at bli svårt att ta sig fram i stan så det gäller att ge medverkande och gäster i programmet rätt anvisningar så de finns på plats i god tid innan presidenten och statsministern rullar in i sin långa kortege.

Protokollets besöksgrupp är i vanliga fall mycket liten, så jag har fått låna in kollegor från andra enheter. För att klara av uppgiften har vi satt upp en  skuggorganisation till  amerikanarna med en ansvarig person för varje plats vi besöker. Varje plats har ett flödesschema där det minut för minut är planerat hur besöket skall fortlöpa. Där finns också regianvisningar för huvudpersonerna och för övriga: Var går de in? På vilken stol sätter de sig? Vem pratar först? Hur länge? Var står delegationen? Var står fotograferna ? osv. Allt är noga avstämt med de amerikanska kollegorna och med säkerheten.

I morgon skall vi åka runt och besöka alla platser en sista gång. För min del är det tredje gången jag gör en sådan runda. Nu tas tidtagaruren och måttbanden fram för att säkra att allt kommer att fungera och  att fotograferna kommer att få sina bilder. Vid dessa tillfällen blir det uppenbart hur få vi svenskar är i jämförelse med våra besökare. Men small is beautiful och vi har fördelen av att vara på hemmaplan. Beslutsvägarna är korta och kontakterna mellan statssekreterare Katarina Areskoug som leder hela arbetet med besöket och oss på protokollet är täta. Planering är ju en svensk paradgren!

Håll nu tummarna för oss och skicka gärna en bön till vädergudarna! Allt blir så mycket trevligare när det inte regnar.

Läs mer om Obamas besök i Sverige på regeringen.se och på ud.se.